Electronic Filing
PENGARSIPAN ELEKTRONIK
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat MEAMBO berkomitmen untuk mendukung pelestarian, keamanan, dan aksesibilitas jangka panjang terhadap seluruh artikel ilmiah yang telah dipublikasikan. Kebijakan ini disusun untuk memastikan bahwa konten ilmiah yang diterbitkan dapat disimpan, dikelola, ditemukan kembali, dan diakses secara berkelanjutan oleh penulis, peneliti, akademisi, praktisi, serta masyarakat luas.
Kebijakan pengarsipan elektronik ini menjelaskan mekanisme penyimpanan dan pelestarian konten digital jurnal, ketentuan pengarsipan mandiri oleh penulis (author self-archiving), serta pengelolaan dan penyimpanan rekam dokumen editorial. Pengelolaan arsip dilakukan dengan memperhatikan prinsip akses terbuka, integritas informasi ilmiah, keamanan data, dan keberlanjutan penerbitan.
1. Pengarsipan Jurnal dan Pelestarian Digital
Artikel yang diterbitkan dalam Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat MEAMBO dikelola secara elektronik melalui platform Open Journal Systems (OJS). Untuk mendukung ketersediaan, penelusuran, dan pelestarian publikasi ilmiah, jurnal menerapkan atau mengembangkan mekanisme pengelolaan arsip digital melalui beberapa komponen berikut.
1.1. Website Jurnal dan Arsip Terbitan
Seluruh artikel yang telah diterbitkan disediakan melalui website resmi jurnal dan dikelompokkan berdasarkan volume, nomor, serta tahun penerbitan. Pembaca dapat menelusuri edisi terdahulu maupun edisi terbaru melalui halaman arsip jurnal. Sistem OJS digunakan untuk mengelola informasi bibliografis, metadata artikel, dokumen publikasi, dan akses terhadap teks lengkap artikel yang tersedia.
1.2. Pengidentifikasi Objek Digital (Digital Object Identifier)
Artikel yang telah memperoleh Digital Object Identifier (DOI) memiliki pengenal digital unik yang mendukung identifikasi, sitasi, dan penelusuran publikasi ilmiah secara berkelanjutan. DOI membantu mengarahkan pengguna ke lokasi artikel apabila alamat website mengalami perubahan, sepanjang metadata dan URL tujuan DOI diperbarui sebagaimana mestinya.
DOI mendukung keberlanjutan identifikasi dan akses terhadap artikel, tetapi tidak menggantikan kebutuhan akan sistem penyimpanan dan pelestarian salinan digital. Oleh karena itu, pengelolaan DOI perlu didukung dengan pemeliharaan metadata dan arsip artikel yang memadai.
1.3. Pengindeksan dan Layanan Penelusuran Ilmiah
Penyebarluasan metadata dan informasi bibliografis artikel melalui layanan pengindeks dan penelusuran ilmiah merupakan bagian dari upaya meningkatkan visibilitas serta kemudahan penemuan publikasi. Layanan seperti GARUDA, Google Scholar, SINTA, dan layanan penelusuran ilmiah lainnya dapat membantu pengguna menemukan informasi artikel sesuai dengan cakupan dan mekanisme masing-masing platform.
Ketersediaan metadata pada layanan pengindeks tidak secara otomatis menjamin penyimpanan salinan teks lengkap atau pelestarian permanen artikel. Oleh karena itu, layanan pengindeksan diposisikan sebagai pendukung visibilitas dan penelusuran, bukan sebagai satu-satunya sarana preservasi digital jurnal.
1.4. Pencadangan Internal dan Pemulihan Data
Pengelolaan arsip elektronik jurnal perlu didukung oleh mekanisme pencadangan internal (internal backup) untuk mengurangi risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat, kesalahan sistem, gangguan server, atau kejadian teknis lainnya. Pencadangan mencakup komponen penting seperti berkas artikel, metadata publikasi, basis data OJS, serta dokumen editorial yang diperlukan untuk pemulihan sistem.
Pelaksanaan pencadangan, penyimpanan salinan cadangan, dan prosedur pemulihan data mengikuti pengaturan teknis serta kebijakan keamanan informasi yang ditetapkan oleh pengelola infrastruktur jurnal.
1.5. Pelestarian Digital Jangka Panjang
Jurnal MEAMBO mendukung penerapan mekanisme pelestarian digital jangka panjang untuk mempertahankan akses terhadap artikel yang telah dipublikasikan, termasuk apabila terjadi gangguan operasional website atau perubahan infrastruktur penerbitan.
Salah satu mekanisme yang dapat digunakan oleh jurnal berbasis OJS adalah PKP Preservation Network (PKP PN), yaitu layanan preservasi konten berbasis teknologi LOCKSS yang memungkinkan penyimpanan salinan publikasi pada jaringan arsip terdistribusi. Penggunaan layanan tersebut bergantung pada pemenuhan persyaratan, konfigurasi, dan status partisipasi jurnal.
2. Kebijakan Pengarsipan Mandiri oleh Penulis
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat MEAMBO mendukung penyebarluasan karya ilmiah melalui pengarsipan mandiri (author self-archiving) oleh penulis pada repositori institusi, repositori ilmiah, atau platform akademik yang sesuai. Kebijakan ini bertujuan meningkatkan aksesibilitas, keterjangkauan, dan pemanfaatan hasil pengabdian kepada masyarakat oleh komunitas ilmiah maupun masyarakat luas.
Penulis dapat menyimpan dan membagikan berbagai versi manuskrip sesuai dengan ketentuan pengarsipan jurnal, hak cipta, serta lisensi yang berlaku pada artikel. Jurnal mendukung pengarsipan mandiri tanpa masa tunggu (embargo) berdasarkan ketentuan versi manuskrip sebagaimana dijelaskan berikut.
| Versi Manuskrip | Deskripsi | Ketentuan Pengarsipan |
|---|---|---|
| Preprint
Versi awal |
Manuskrip yang disusun oleh penulis sebelum menjalani proses penelaahan sejawat (peer review) dan sebelum memperoleh keputusan editorial. | Diizinkan kapan saja, dengan memperhatikan ketentuan pengiriman dan orisinalitas jurnal. |
| Postprint
Versi diterima |
Manuskrip yang telah melalui proses penelaahan sejawat, menyelesaikan revisi, dan dinyatakan diterima untuk dipublikasikan, tetapi belum menggunakan tata letak akhir jurnal. | Diizinkan setelah manuskrip dinyatakan diterima untuk dipublikasikan. |
| Published Version
Version of Record |
Versi final artikel yang telah diterbitkan secara resmi oleh jurnal, termasuk dokumen PDF yang telah melalui proses penyuntingan, tata letak, dan publikasi. | Diizinkan segera setelah publikasi, sesuai dengan lisensi artikel dan ketentuan hak cipta yang berlaku. |
2.1. Tempat Pengarsipan Mandiri
Penulis dapat menyimpan dan menyebarluaskan manuskrip atau artikel yang telah dipublikasikan melalui berbagai layanan penyimpanan dan penelusuran ilmiah, dengan memperhatikan persyaratan masing-masing platform, antara lain:
- Repositori institusi perguruan tinggi atau lembaga penelitian tempat penulis berafiliasi.
- Repositori nasional atau repositori disiplin ilmu yang menerima penyimpanan dokumen ilmiah.
- Repositori ilmiah terbuka yang relevan dengan bidang keilmuan dan jenis publikasi.
- Platform dan profil akademik seperti ResearchGate dan Academia.edu, sepanjang fitur serta ketentuan lisensinya memungkinkan pengunggahan artikel.
- Website pribadi penulis, website institusi, atau halaman akademik resmi yang dikelola secara bertanggung jawab.
- Layanan profil dan penelusuran akademik seperti Google Scholar, SINTA, dan ORCID untuk mencantumkan informasi bibliografis dan tautan menuju artikel atau repositori yang menyimpan teks lengkap.
2.2. Ketentuan Pengarsipan Artikel
Dalam melakukan pengarsipan mandiri, penulis diharapkan memenuhi ketentuan berikut:
- Mencantumkan informasi publikasi asli dalam Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat MEAMBO, termasuk nama jurnal, volume, nomor, tahun terbit, serta nomor halaman atau pengenal artikel apabila tersedia.
- Mencantumkan tautan DOI artikel apabila telah tersedia untuk memungkinkan pembaca mengakses sumber publikasi resmi.
- Menyebutkan status versi manuskrip yang diarsipkan, seperti preprint, accepted manuscript, atau published version.
- Mencantumkan informasi lisensi dan ketentuan hak cipta sesuai dengan lisensi yang berlaku pada artikel.
- Menjaga keakuratan isi artikel dan tidak melakukan perubahan yang dapat menyesatkan pembaca mengenai hasil, kesimpulan, atau status publikasi.
- Memperbarui informasi pada repositori apabila manuskrip yang sebelumnya diunggah sebagai preprint telah diterima atau diterbitkan, termasuk menambahkan tautan menuju versi final publikasi.
2.3. Hak Cipta dan Lisensi Publikasi
Pengarsipan mandiri harus dilakukan dengan memperhatikan ketentuan hak cipta serta lisensi yang berlaku pada masing-masing artikel. Penulis wajib memastikan bahwa penyimpanan, pembagian, dan penggunaan kembali artikel tidak melanggar hak cipta pihak ketiga atau persyaratan lisensi yang telah ditetapkan.
Apabila artikel diterbitkan menggunakan lisensi Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0), artikel tersebut dapat dibagikan dan digunakan kembali sesuai dengan ketentuan lisensi, termasuk kewajiban memberikan atribusi yang tepat kepada penulis, mencantumkan sumber publikasi, memberikan tautan lisensi, dan menyatakan apabila terdapat perubahan.
Prinsip Pengarsipan Mandiri: Pengarsipan artikel pada repositori atau platform akademik merupakan sarana untuk memperluas akses dan penyebarluasan karya ilmiah. Versi resmi yang diterbitkan oleh Jurnal MEAMBO tetap menjadi rujukan utama untuk keperluan sitasi, identifikasi DOI, dan informasi bibliografis artikel.
3. Penyimpanan dan Pengelolaan Rekam Editorial
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat MEAMBO menyimpan catatan elektronik yang berkaitan dengan proses pengiriman, pemeriksaan awal, penelaahan sejawat, revisi, pengambilan keputusan editorial, serta penerbitan manuskrip melalui sistem pengelolaan jurnal dan mekanisme administrasi yang berlaku.
Dokumen rekam editorial dapat mencakup manuskrip yang dikirimkan, dokumen hasil penelaahan reviewer, korespondensi editorial, permintaan revisi, tanggapan penulis, keputusan penerimaan atau penolakan manuskrip, serta dokumen pendukung lainnya yang relevan dengan proses penerbitan.
Penyimpanan dokumen tersebut bertujuan mendukung akuntabilitas, transparansi proses editorial, penelusuran riwayat keputusan, serta penanganan pertanyaan atau permasalahan yang mungkin timbul setelah publikasi, termasuk koreksi artikel, sengketa kepengarangan, dan dugaan pelanggaran etika publikasi.
Rekam editorial diperlakukan sebagai informasi yang bersifat rahasia dan tidak dipublikasikan secara terbuka, kecuali apabila pengungkapan tertentu diperlukan dan dibenarkan sesuai dengan kebijakan jurnal, ketentuan hukum, atau prosedur penanganan etika publikasi yang berlaku.
Akses terhadap dokumen editorial dibatasi kepada pihak yang memiliki kewenangan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Penyimpanan serta pengelolaan dokumen harus memperhatikan keamanan informasi, perlindungan data pribadi, dan kebutuhan penyimpanan arsip selama jangka waktu yang sesuai dengan kebijakan pengelola jurnal.
Komitmen Pelestarian Publikasi Ilmiah
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat MEAMBO berkomitmen mendukung keberlanjutan akses terhadap publikasi ilmiah melalui pengelolaan arsip elektronik, pemeliharaan metadata, pengarsipan mandiri oleh penulis, serta pengembangan mekanisme pelestarian digital yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan infrastruktur jurnal. Kebijakan ini dapat ditinjau dan diperbarui secara berkala mengikuti perkembangan teknologi penerbitan, kebijakan akses terbuka, dan standar pelestarian informasi ilmiah.
